POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SMART SOLUTIONS EJE CAFETERO S.A.S “EDUDESTINOS”

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

1.   Autorización del tratamiento de datos.

Autorización para clientes beneficiarios.

La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite a SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, recolectar, acumular, procesar, usar, circular, suprimir, cotejar, buscar, compartir, actualizar, transmitir y transferir la información personal, para desarrollar productos del portafolio relacionado con el objeto social, en procura de cumplir con los propósitos de la compañía.

A su vez autorizo, de manera previa, expresa, e informada a realizar el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, datos biométricos, aspectos socia económicos y situaciones de vulnerabilidad al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2021. Así mismo, autorizo para tratar los datos personales de los titulares de los menores de edad, en calidad de representante legal o tutor de ellos, obedeciendo exclusivamente al interés.

Finalidad para cliente interno.

La autorización para el tratamiento de datos personales permitirá a SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” a recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura:

·        Adelantar las actividades propias del área de Talento Humano, de acuerdo con el manual de funciones y para uso de aquellas inherentes a la relación del reglamento interno de la empresa.

·        Para atender las afiliaciones, pagos y requerimientos del sistema general de seguridad social y parafiscales.

·        Con el fin de atender requerimientos legales ante la función pública, comisión nacional del servicio civil, procuraduría, contraloría y demás entes de control.

·        Para adelantar todas aquellas labores que por la operación de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” y la legislación vigente requieran el manejo de la información previamente recolectada.

Finalidad para contratistas.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de manera previa, expresa e inequívoca para la recolección de los datos personales, así como el tratamiento, almacenamiento y uso de la información para la contratación y para el uso relacionado con los aspectos atinentes al CONTRATO.

·        Autorizo a SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” a suministrar la información: a). - A mis causahabientes o mis representantes legales; b)- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c)- a los terceros que autorice como titular o por la ley.

2.   Datos Generales.

El responsable del tratamiento de sus datos personales es la sociedad SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, identificada con NIT N° 901.328.159-1, con sede principal en la calle 86 # 28-35 apto 2054, Jardines del Nogal en la ciudad de Pereira, Portal web. www.EDUDESTINOS.com.  

3.   Política de tratamiento y manejo de los datos personales.

A través de esta política, SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

El presente documento establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

4.   Procedimiento de datos sensibles.

Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5.   Transferencia internacional de datos personales.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” en cumplimiento de su misión realiza transferencias internacionales de datos personales para cumplir las finalidades del tratamiento de gestiones en el exterior, dando cumplimiento al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012; se cumple con las medidas requeridas para que los terceros que gestionan la operación conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente puede ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el servicios requerido.

6.   Derechos del titular de los datos personales.

Se informa al titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos.

·        Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

·        Solicitar prueba de la autorización otorgada a la entidad cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

·        Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

·        Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

·        Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento de la Entidad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

·        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer estos derechos se debe tener en cuenta la siguiente información:

·        Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las oficinas de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia, teléfono de contacto y correo electrónico.

·        Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, en ningún caso podrá superar los siete (7) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

·        Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” relacionados con la protección de datos, el titular puede realizar solicitud por escrito y de manera presencial en las oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, la dirección del correo electrónico, teléfono de contacto y se deben anexar los documentos de prueba.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleta, se requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.   Deberes de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” como responsable del tratamiento de datos personales.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” está obligado a cumplir los deberes de la Ley 1581 de 2012, por ende, de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

·        Garantizar el efectivo ejercicio del derecho de protección de datos.

·        Conservar las autorizaciones otorgadas por el titular.

·        Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

·        Tramitar las consultas y reclamos formulados.

·        Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

·        Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesaria para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·        Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible.

·        Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

·        Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

·        Los incidentes de seguridad que puedan poner en riesgo la administración de la información de los titulares se informarán a la autoridad de protección de datos.

·        Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

8.   Deberes de los encargados del tratamiento de los datos personales.

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad.

·        Obtener la autorización de tratamiento de datos del titular previo a la recolección de la información, teniendo en cuenta las disposiciones especiales sobre niños, niñas, adolescentes y datos sensibles.

·        Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

·        Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·        Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos.

·        Actualizar la información reportada por SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

·        Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.

·        Adoptar las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

·        Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

·        Adoptar las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales de SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

·        Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

·        Informar a SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

·        Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

9.   Autorización del titular del dato.

·        SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS, como responsable, recolecta los datos del titular de manera directa.

·        Finalidades del tratamiento.

·        Derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados que tiene el titular del dato.

·        Solicitud explicita de autorización sobre recopilación de datos sensibles.

·        Solicitud de autorización sobre recopilación y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” conserva prueba de la autorización otorgada por los titulares de la información para el tratamiento de datos personales (decreto 1074 de 2015).

Estas evidencias están almacenadas de la siguiente manera:

·        En los sistemas de información quedan registradas las autorizaciones dadas por los clientes beneficiarios con la fecha y hora de la autorización y la persona que otorgó la autorización, que en el caso del menor de edad corresponde a representante legal o tutor.

·        Las comunicaciones que correspondan a funcionarios y contratistas se mantendrán en los expedientes.

10. Aviso de privacidad.

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

11. Seguridad de la información.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” esta comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

12. Almacenamiento de sus datos personales.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” solicita los datos necesarios para la adquisición de servicios y productos, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible, la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales a través del registro, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran protegidos, teniendo en cuenta los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, accediendo a ésta sólo personal autorizado.

13. Registro de las bases de datos.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” en su calidad de responsable del tratamiento de datos ha procedido a registrar las bases de datos en los términos indicados por las normas colombianas, ante la superintendencia de industria y comercio.

14. Modificaciones a las Políticas de tratamiento de datos personales.

SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS” se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en los portales de la entidad. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

15. Revelación de la información.

El titular de los datos, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que SMART SOLUTIONS EJE CAFETEROS S.A.S “EDUDESTINOS”, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de proceso de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

16. Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales.

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por el representante legal.

17. Atención de consultas y reclamos.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular, puede comunicarse a través de los canales de atención y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581.